La facture représente une valeur inestimable pour une entreprise. En effet, cela permet de montrer le mouvement budgétaire d’une entreprise (les recettes et les dépenses). Ainsi, ce dernier permet de contrôler la bonne marche de trésorerie (par trimestre, ou mensuel ou annuel.) Mais en quoi la dématérialisation des factures est-elle importante pour une entreprise ? Pour le savoir, veuillez suivre de près cet article qui en dira plus long sur la nécessité de cette action.
Dématérialiser une facture : qu'est-ce qu'on entend par ce dernier ?
D'abord, dématérialiser une facture : ce dernier est une opération qui consiste à changer une facture physique en format numérique. Pourtant, il faut prendre conscience à la règle de dématérialisation des factures. De plus, même s’il est en version électronique, cette facture doit contenir une signature électronique à travers une déclaration qui vise à contrôler la transaction entre les deux partenaires. Cependant, dans le cadre de directions administratives et monétaires la dématérialisation prend une place très importante pour une entreprise. En effet, ce système permet à l’entreprise à tracer facilement les clientèles qui ont reçu ou pas les factures. Et aussi, il peut l’aider à réaliser les travaux personnels concernant l’organisation, la réalisation d’inventaire. Pour plus d’informations sur les factures dématérialisées ; cliquez ici, ce service se tient à la disposition de tout le monde.
Pourquoi dématérialiser ses factures ?
De prime abord, pour une entreprise : une facture est une obligation incontournable dans un acte d’échange (vente). Dans ce cas, que ce soit pour les fournisseurs ou pour les clientèles la dématérialisation de ce dernier est un moyen simple et pratique. En effet, le traitement de celui-ci peut se faire à distance par exemple gestion de vente en ligne ou autres. Mais est-il obligatoire de faire dématérialiser les factures ? Ce dernier représente divers avantages dans la conservation et la sécurité à long terme de certains documents comptable. De plus, cela diminue le risque de retard de paiement. Ainsi, facilite la vérification de donnée telle que : facture non envoyée ou reçus, perte de documents, erreur de saisie, etc. Puis, il sert également à faciliter l’archivage ainsi que le stockage, etc. Pourtant, à cause du système de dématérialisation des factures, l’exploitation et la transmission de tous les documents comptables sont faciles. De plus, cela est conforme aux organisations fiscales et moins couteuses aussi. C’est pour cette raison que ce dernier est indispensable en garantissant la sécurité des documents commerciaux. Donc, procéder aux dématérialisations des factures est plus avantageux pour les petites ou moyennes entreprises.
Comment dématérialiser ses factures facilement ?
En général, les factures représentent un outil indispensable pour une entreprise puisqu’elle régit l’ensemble de finance d’une entité. On y trouve notamment le flux de trésorerie (somme d’argent qui entre et qui sort vraiment dans la caisse). En effet, pour éviter toute mauvaise surprise au moment d’un travail d’audit interne. Deux solutions s’offrent à vous : soit utiliser un logiciel spécialisé dans la gestion des charges, soit se lancer dans la gestion de dématérialisation par soi-même. Mais la question qui se pose souvent est : comment dématérialiser les factures ? Il suffit de scanner les factures en forme papier et de le traiter facilement lorsqu’il est devenu électronique. Puis vous pouvez l’envoyer directement par mail vers la destinataire. Le but de ce système est de simplifier le coût de traitement, par exemple sur le traitement de fournisseur qui est un peu long, ce qui risque de faire des erreurs. Par contre, le traitement et le stockage d’un document sur papier représentent un risque de perte de ce dernier. Pour ce faire, opter pour la dématérialisation de facture permet à l’entreprise de surveiller les opérations que ce dernier exécute à chaque échéance.